Thay đổi thông tin đơn hàng là việc thường xuyên diễn ra trong khi bạn bán hàng Online, bao gồm cả những kênh sàn TMDT như sàn Lazada, Shopee… hay website trên các nền tảng Haravan, Shopify.
Tuy nhiên, khi nào thì chúng ta được phép thay đổi thông tin đơn hàng trên Omisell và làm sao để đảm bảo sự nhất quán, đồng bộ tối đa khi bạn thực hiện việc này. Chúng tôi xin phép giải đáp như sau:
1. Bạn được phép thay đổi thông tin đơn hàng khi đơn hàng ở trạng thái Mới, Chờ xác nhận, Đã duyệt nhưng chưa tạo vận đơn.
- Bạn có thể thay đổi thông tin người mua hàng, cập nhật số điện thoại, địa chỉ hay hình thức thanh toán.
- Bạn có thể thêm sản phẩm mới vào danh sách, sửa sản phẩm đã tồn tại sang sản phẩm khác nhưng không thể xóa sản phẩm đã tồn tại vì các kênh bán hàng đều ràng buộc việc cập nhật thông tin sản phẩm, đơn hàng theo mã sản phẩm đã phát sinh trên kênh bán. Trường hợp bạn muốn xóa một sản phẩm đã tồn tại khỏi đơn hàng, vui lòng hủy đơn hàng và đặt lại đơn hàng mới thay cho khách hàng ở trên kênh bán, sau đó đồng bộ lại đơn hàng từ kênh bán về Omisell.
- Bạn có thể đổi kho hàng cho từng sản phẩm hoặc cho cả đơn hàng trong trường hợp kho mặc định không có đủ hàng. Tuy nhiên tùy từng kênh bán thì việc áp dụng cần phải tuân thủ chính sách của kênh bán, đặc biệt là sàn TMDT như Lazada, Shopee…
- Ghi chú nội bộ: Đây là tính năng giúp bạn có thể ghi chú lại các bước xử lý đơn hàng trong trường hợp đơn hàng mất nhiều thời gian kiểm tra và xác thực giữa các bộ phận.
2. Khi đã tạo vận đơn bạn cần thực hiện các bước sau nếu bắt buộc phải chỉnh sửa:
- Trong một số trường hợp, bạn bắt buộc phải thay đổi thông tin thanh toán cho đơn hàng, thay đổi sản phẩm… thì cần thực hiện hủy vận đơn đã tạo sau đó thực hiện chỉnh sửa và tạo vận đơn mới.
- Trường hợp vận đơn trong quá trình giao nhận, bạn không thể thực hiện điều này, hoặc nếu làm việc này sẽ dẫn tới sự bất dồng bộ thông tin giữa các kênh. Bạn cần ghi chú lại thông tin thay đổi, theo dõi và thực hiện các điều chỉnh phù hợp cả trên các hệ thống báo cáo, tài chính…
Chúng tôi không khuyến khích việc thay đổi thông tin đơn hàng khi bạn đã xác thực và tạo vận đơn, việc này ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình và liên quan nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Gây ra sự mất kiểm soát hoặc gây lãng phí thời gian của nhiều nhân sự và đội ngũ.
3. Vậy làm thế nào bạn có thể tối ưu quy trình xử lý đơn, hạn chế việc thay đổi thông tin:
- Kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng trước khi tạo vận đơn ( Thông tin người mua, hình thức thanh toán, tồn kho và chính sách bán hàng tại thời điểm)
- Hạn chế chấp nhận việc thay đổi thông tin đơn hàng khi đơn đã được xác nhận & tạo vận đơn.
- Chỉ thay đổi thông tin đơn hàng khi việc này là bắt buộc, tránh ảnh hưởng đến quy trình tự động hóa được hệ thống xây dựng.
Có thể bạn quan tâm:
>>> Chi tiết và cách xử lý cập nhật đơn hàng